Reduza o desperdício de impressão com a locação de impressoras: 7 dicas práticas

Na correria do dia a dia, muitas empresas acabam se perdendo em custos desnecessários de impressão, né? Papeis, toners e até mesmo o tempo da equipe que se perde com problemas nas impressoras. E olha, a boa notícia é que dá pra mudar isso sem precisar gastar uma fortuna em novos equipamentos! A locação de impressoras é uma excelente alternativa para otimizar esse processo e garantir que sua empresa economize, ganhe agilidade e ainda reduza o desperdício. Quer saber como? Então, dá uma olhada nas dicas que separamos pra você!

1. Avalie as suas necessidades de impressão

Antes de mais nada, é importante saber o que a sua empresa realmente precisa. Não vale a pena sair alugando qualquer impressora. Você tem que entender o volume de impressão que a sua equipe gera, se os documentos são em preto e branco ou coloridos, e qual a qualidade necessária. Ao fazer isso, você evita alugar um modelo de impressora super cara, quando poderia estar economizando com um mais simples, que atende a tudo o que você precisa. Sem desperdício, sem exageros!

2. Utilize o modo de impressão duplex

Sabia que imprimir frente e verso pode reduzir pela metade o consumo de papel? Parece simples, mas muita gente acaba esquecendo dessa função nas impressoras. Se você optar pela locação de impressoras multifuncionais, a maioria já vem com essa opção de fábrica. Além de economizar papel, ainda ajuda a diminuir o espaço que o estoque de impressões ocupa. Bem prático, né?

3. Faça o controle de impressões

Com a locação de impressoras, você pode ter acesso a sistemas de monitoramento que ajudam a controlar a quantidade de impressões feitas. Ao saber exatamente quantas folhas cada departamento está utilizando, fica fácil identificar possíveis exageros ou desperdícios. Aí, é só agir rápido para corrigir! Isso pode evitar surpresas no final do mês, quando você vê a quantidade de papel gasto.

4. Defina quem pode imprimir o quê

Às vezes, todo mundo tem acesso livre às impressoras e acaba imprimindo mais do que deveria. Para evitar isso, crie regras de quem pode imprimir e o que pode ser impresso. Por exemplo, só quem realmente precisa imprimir documentos coloridos deve ter essa permissão. Isso pode ser facilmente feito com a ajuda do software de monitoramento da sua impressora alugada, controlando o uso conforme a necessidade.

5. Escolha um plano de manutenção que evite falhas

Nada pior do que ter uma impressora quebrada no meio do expediente, certo? E, para que isso não aconteça, é fundamental ter um bom plano de manutenção com a sua locadora. Com a locação de impressoras, os problemas técnicos são resolvidos rapidamente pela equipe de suporte. Isso significa que sua equipe não perde tempo tentando consertar o equipamento e, ainda mais importante, a impressão não fica parada por causa de falhas.

6. Use a impressão em modo rascunho para documentos internos

Se o documento não precisa ser de altíssima qualidade, por que não usar o modo rascunho da impressora? Essa função vai reduzir o consumo de tinta e papel, sem afetar a legibilidade do conteúdo. Para relatórios internos, provas de impressão e outros documentos que não exigem alta definição, essa é uma excelente maneira de reduzir custos.

7. Repense a quantidade de impressões necessárias

Será que tudo o que você imprime realmente precisa ser impresso? É sempre bom refletir sobre a quantidade de papel que você usa. Às vezes, você pode optar por soluções digitais, como enviar arquivos por e-mail ou armazená-los em nuvem, sem precisar imprimir nada. Além disso, no caso de impressões para documentos que não são urgentes, planeje com antecedência para evitar que documentos sejam impressos de última hora, gerando desperdício.

Transforme sua impressão em uma operação mais econômica e ágil!

Com essas dicas, sua empresa pode reduzir significativamente o desperdício e economizar nas impressões. A locação de impressoras não só proporciona economia e praticidade, mas também ajuda a manter o foco no que realmente importa: o crescimento do seu negócio! Se você ainda não está aproveitando essa solução, que tal conversar com a F20 e dar esse upgrade no seu processo de impressão?